Polityka podstawowa – Klienci WhatsApp Business

 

Kto jest administratorem danych?	Nomination S.r.l. zwana dalej Administratorem	Via F.lli Bandiera 22, 50019 Sesto Fiorentino (FI) E-mail: [email protected]  PEC: [email protected]
Kto jest inspektorem ochrony danych?	IOD	[email protected]
Kim są odbiorcy?	zewnętrzni administratorzy danych oraz ewentualni inni administratorzy i/lub współadministratorzy danych	Konsultanci informatyczni Konsultanci ewentualnie zaangażowani w zarządzanie administracyjne i księgowe Radcy prawni Organ nadzorczy

 

Co się stanie z Twoimi danymi osobowymi?
Dane osobowe zostaną przetworzone:	Przetwarzanie odbywa się na podstawie:	Do danych osobowych, które Ciebie dotyczą należą:
dane potrzebne do wykonania umowy i zarządzania umową	czynności przygotowawcze do zawarcia umowy umowa/nawiązana relacja  wykonywanie czynności wynikających z relacji nawiązanych i uregulowanych dla sektora rynku administratora danych wypełnianie obowiązków wynikających z nawiązanego stosunku, takich jak (prowadzenie ksiąg rachunkowych i wykonywanie praw zależnych od umowy)	imię i nazwisko numer telefonu  zakupione produkty,  dane księgowe ostatni login, zdjęcie profilowe, informacje i status ustawione na WhatsApp
na potrzeby pomocy
na potrzeby archiwizacji i przechowywania
na potrzeby przekazywania informacji odbiorcom i/lub osobom trzecim w związku ze stosunkiem umownym i wynikającymi z niego zobowiązaniami	prawnie uzasadniony interes Administratora danych lub osób trzecich i odbiorców
na potrzeby wypełnienia obowiązków związanych z bezpieczeństwem informatycznym	prawnie uzasadniony interes Administratora danych lub osób trzecich i odbiorców	dane informatyczne

Informujemy, że w każdym momencie możesz skorzystać z prawa do złożenia reklamacji do właściwego organu oraz z innych praw przewidzianych w art. 15 i nast. Rozporządzenia Europejskiego (UE) 2016/679.

Więcej informacji można znaleźć w pełnej polityce, klikając na następujący link https://www.nomination.com/link/cookies  lub kontaktując się z nami pod adresem [email protected] 

 

Pełna polityka – klienci WhatsApp Business

Kim jesteśmy i co robimy z Twoimi danymi osobowymi?

Firma NOMINATION SRL, Via F.lli Bandiera 22, 50019 Sesto Fiorentino (FI) (dalej zwana również Administratorem), jako administrator danych, troszczy się o poufność Twoich danych osobowych i gwarantuje im niezbędną ochronę przed wszelkimi zdarzeniami, które mogłyby narazić je na ryzyko naruszenia. 

W tym celu Administrator wdraża polityki i praktyki dotyczące gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych oraz realizacji Twoich praw wynikających z obowiązującego prawa. Administrator danych dba o aktualizację polityk i praktyk przyjętych w celu ochrony danych osobowych zawsze, gdy jest to konieczne, a w każdym razie w przypadku zmian regulacyjnych i organizacyjnych, które mogą mieć wpływ na przetwarzanie Twoich danych osobowych.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych (ROD lub IOD), z którym możesz się skontaktować w przypadku pytań dotyczących przyjętych polityk i praktyk. 

Możesz skontaktować się z ROD/IOD używając adresów i danych kontaktowych podanych poniżej:

[email protected]

 

W jaki sposób Administrator zbiera i przetwarza Twoje dane?

Do informacji zbieranych i/lub otrzymywanych przez Administratora w odniesieniu do Twojej osoby należą:

• imię, nazwisko,  
• numer telefonu 
• ostatni login, zdjęcie profilowe, informacje i status ustawione na WhatsApp
• zakupione produkty
• dane księgowe

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1) zarządzania stosunkiem umownym i wynikającymi z niego wypełnieniami, w tym regulacyjnymi

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu wykonywania czynności wstępnych i następczych w stosunku do zarządzania nawiązanym stosunkiem umownym, w celu obsługi płatności, rozpatrywania reklamacji, jak również w celu wypełnienia wszelkich innych obowiązków wynikających z umowy, takich jak rejestracja i archiwizacja Twoich danych osobowych. 

Obowiązki, jakie musi wypełnić Administrator w ramach umowy i regulujących ją przepisów szczególnych to m.in. obowiązki:

• prowadzenia księgowości.

Twoje dane osobowe przetwarzane są również w celu zapobiegania oszustwom, w tym oszustwom umownym. Wreszcie, Twoje dane (takie jak numer telefonu) będą przetwarzane w celu zapewnienia Ci pomocy w zakresie usług objętych umową, w tym poprzez obsługę klienta za pośrednictwem WhatsApp business.

Twoje dane osobowe mogą być również wykorzystywane do przesyłania Ci określonych komunikatów oraz informacji dotyczących zobowiązań umownych lub terminów, sposobu świadczenia usług lub wszelkich potrzeb operacyjnych firmy. Bez uszczerbku dla zasad konieczności, przydatności i nienadmiaru, takie powiadomienia mogą być składane telefonicznie za pośrednictwem WhatsApp business. 

Dezaktywację otrzymywania powiadomień można wyłączyć, odpowiadając „NIE” po otrzymaniu pierwszej wiadomości powitalnej lub prosząc o to za pośrednictwem chatu otwartego z Administratorem.

2) na potrzeby komunikacji z osobami trzecimi i odbiorcami 

Twoje dane osobowe są przetwarzane w związku z umową oraz wynikającymi z niej obowiązkami, w tym ustawowymi i/lub regulacyjnymi. 

Twoje dane nie będą udostępniane osobom trzecim/odbiorcom dla ich własnych celów, chyba że:

1. wyrazisz na to zgodę.

Twoje dane zostaną ujawnione osobom trzecim/odbiorcom, jeśli:

1. jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z umowy i przepisów prawa ją regulujących (np. w celu obrony Twoich praw, zgłoszenia do organów nadzorczych itp.);
2. komunikacja odbywa się z konsultantami informatycznymi, konsultantami zajmującymi się ewentualnie zarządzaniem administracyjnym i księgowym, konsultantami prawnymi, organem nadzorczym. 

3) na potrzeby bezpieczeństwa informatycznego

Administrator danych przetwarza, w tym za pośrednictwem swoich dostawców (osób trzecich i/lub odbiorców), Twoje dane osobowe, w zakresie ściśle niezbędnym i proporcjonalnym do zapewnienia bezpieczeństwa i zdolności sieci lub serwerów z nią połączonych do wytrzymania, na danym poziomie bezpieczeństwa, nieprzewidzianych zdarzeń lub działań bezprawnych lub złośliwych, które zagrażają dostępności, autentyczności, integralności i poufności przechowywanych lub przesyłanych danych osobowych. 

W tych celach Administrator danych zapewnia procedury postępowania w przypadku naruszenia danych (data breach).

Co się stanie, jeśli nie podasz swoich danych?

W przypadku niepodania danych osobowych, Administrator nie będzie mógł dokonać przetwarzania związanego z zarządzaniem umową i usługami z nią związanymi lub zależnymi realizacjami. 

Administrator danych zamierza przeprowadzić pewne operacje przetwarzania zgodnie z określonymi prawnie uzasadnionymi interesami, które nie naruszają Twojego prawa do prywatności, takimi jak te, które:

• umożliwiają zapobieganie incydentom komputerowym oraz powiadomienie organu nadzorczego lub w razie potrzeby powiadomienie użytkowników o naruszeniu danych osobowych;
• umożliwiają komunikację z osobami trzecimi/odbiorcami w celu prowadzenia działań związanych z zarządzaniem umową. 

Jak i jak długo przechowywane są Twoje dane?

• Jak

Przetwarzanie danych odbywa się za pomocą nośników papierowych lub procedur informatycznych przez specjalnie do tego upoważnione i przeszkolone podmioty wewnętrzne. Otrzymują one dostęp do Twoich danych osobowych w zakresie i w granicach niezbędnych do wykonania czynności przetwarzania, które Ciebie dotyczą. 

Administrator dokonuje okresowej kontroli narzędzi, za pomocą których przetwarzane są Twoje dane oraz przewidzianych dla nich środków bezpieczeństwa, które są na bieżąco aktualizowane; weryfikuje, także za pośrednictwem podmiotów upoważnionych do przetwarzania, czy dane osobowe, których przetwarzanie nie jest konieczne, nie są zbierane, przetwarzane, archiwizowane ani  przechowywane; weryfikuje, czy dane są przechowywane z gwarancją integralności i autentyczności oraz czy są wykorzystywane do celów faktycznie przeprowadzanych czynności. 

• Gdzie

Dane przechowywane są w archiwach papierowych, komputerowych i telematycznych zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem przypadków wymienionych poniżej, przy czym zapewnione są odpowiednie środki bezpieczeństwa. 

Twoje przetwarzane dane osobowe (numer telefonu) mogą być przechowywane w archiwach papierowych, komputerowych i telematycznych zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Aby uzyskać więcej informacji na temat gwarancji wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych, napisz na adres [email protected] .

• Jak długo

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora w celu zakupu produktów przechowywane są przez czas niezbędny do wykonania czynności związanych z obsługą umowy z Administratorem oraz przez okres do dziesięciu lat po jej zawarciu (art. 2946 kc.) lub gdy można dochodzić praw zależnych od niej (zgodnie z art. 2935 kc.); a także w celu wypełnienia obowiązków (np. fiskalnych i księgowych) pozostających nawet po zawarciu umowy (art. 2220 kc.), dla których Administrator musi przechowywać tylko te dane, które są niezbędne do ich dochodzenia. Z zastrzeżeniem przypadków, w których praw wynikających z umowy trzeba będzie dochodzić na drodze sądowej, w takim przypadku Twoje dane, tylko te niezbędne do tych celów, będą przetwarzane przez czas niezbędny do ich dochodzenia. 

Twoje dane osobowe przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne reklamacje lub zapytania będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedniej informacji zwrotnej i maksymalnie przez 30 dni.

Nie narusza to Twojego prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. 

Jakie są Twoje prawa?

W istocie, w każdej chwili, bezpłatnie i bez żadnych specjalnych opłat czy formalności na własne żądanie, możesz;

• uzyskać potwierdzenie przetwarzania dokonywanego przez Administratora;

• uzyskać dostęp do swoich danych osobowych oraz poznać ich pochodzenie (gdy dane nie zostały uzyskane bezpośrednio od Ciebie), cel i przyczynę przetwarzania, danych osób, którym są one przekazywane, okresu przechowywania Twoich danych lub kryteriów przydatnych do określenia tego szczegółu;

• cofnąć zgodę w dowolnym momencie, jeśli stanowi ona podstawę przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem;

• aktualizować lub poprawiać swoje dane osobowe tak, aby były one zawsze dokładne i prawidłowe;

• usunąć Twoje dane osobowe z baz danych i/lub archiwów Administratora danych, w tym archiwów zapasowych, w przypadku m.in. gdy nie są one już niezbędne do celów przetwarzania lub gdy zakłada się, że przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a także jeśli istnieją warunki określone przez prawo; a także w każdym przypadku, gdy przetwarzanie nie jest uzasadnione innym, równie uzasadnionym powodem;

• ograniczyć przetwarzanie Twoich danych osobowych w określonych okolicznościach, np. gdy zakwestionowałeś ich prawdziwość, na okres niezbędny Administratorowi do zweryfikowania ich prawdziwości. Musisz zostać poinformowany w rozsądnym czasie również o upływie okresu zawieszenia lub ustaniu przyczyny ograniczenia przetwarzania, a tym samym o zniesieniu samego ograniczenia;

• uzyskać swoje dane osobowe, jeżeli zostały otrzymane i/lub są przetwarzane przez Administratora za Twoją zgodą i/lub jeżeli są przetwarzane na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany, w formie elektronicznej również w celu przekazania ich innemu administratorowi.

Administrator danych musi to zrobić niezwłocznie, a w każdym razie najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania Twojego żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o dwa miesiące, biorąc pod uwagę złożoność i liczbę wniosków otrzymanych przez Administratora. W takich przypadkach Administrator w ciągu miesiąca od otrzymania Twojego wniosku poinformuje Cię i przedstawi powody przedłużenia terminu. 

W celu uzyskania dodatkowych informacji oraz przesłania zapytania należy skontaktować się z Administratorem pod adresem [email protected]

Jak i kiedy możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych?

Z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli odbywa się ono na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub jeżeli dotyczy przetwarzania danych osobowych, których udostępnienie jest uzależnione od Twojej zgody, kierując swoje żądanie do Administratora na adres [email protected]

Masz prawo do usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli nie istnieje żaden uzasadniony powód nadrzędny wobec tego, który stanowił podstawę Twojego żądania, a w każdym razie jeżeli zgłosiłeś sprzeciw wobec przetwarzania. 

Do kogo możesz złożyć reklamację?

Bez uszczerbku dla jakichkolwiek innych działań administracyjnych lub sądowych, możesz złożyć reklamację do właściwego organu nadzorczego lub organu, który wykonuje swoje obowiązki i uprawnienia we Włoszech, w którym masz miejsce zwykłego pobytu lub pracy lub jeśli odmienny w państwie członkowskim, w którym doszło do naruszenia rozporządzenia (UE) 2016/679.

Wszelkie aktualizacje niniejszej polityki będą przekazywane Tobie w odpowiednim czasie i za pomocą odpowiednich środków, a także zostaniesz powiadomiony, jeśli Administrator będzie przetwarzał Twoje dane w celach innych niż określone w niniejszej polityce przed ich realizacją i w czasie umożliwiającym wyrażenie zgody, jeśli będzie to wymagane.